Informačný dokument pre dotknuté osoby podľa nariadenia GDPR a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov

Dňa 25. mája 2018 vstúpil do platnosti Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ,,zákon o ochrane osobných údajov“), ktorým ruší zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov. 

Vzhľadom na vyššie uvedené pristúpil prevádzkovateľ nielen k vypracovaniu dokumentácie v súvislosti so zákonom o ochrane osobných údajov, ale aj s ohľadom na povahu, rozsah, a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzickej osoby prijal prevádzkovateľ vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade s predmetným zákonom. Uvedené opatrenia bude prevádzkovateľ podľa potreby aktualizovať. 

V zmysle ustanovenia § 60 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov prevádzkovateľ sprístupňuje dotknutej osobe (fyzickej osobe, ktorej osobné údaje sa spracúvajú) na svojom webovom sídle nasledovné informácie.

Prevádzkovateľ

Názov: Súkromná základná umelecká škola Vlada Urbana
Sídlo prevádzkovateľa: Starozagorská 10, Košice – sídlisko KVP
Email: szuske (at) szuske.sk
Telefón: +421 905 252 003

Zodpovedná osoba
Zodpovednou osobou je oprávnená osoba, ktorá zabezpečuje dohľad nad ochranou osobných údajov pri spracúvaní osobných údajov v organizácii. Zodpovedná osoba je v súvislosti s výkonom svojich úloh viazaná povinnosťou mlčanlivosti v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. alebo osobitným predpisom. 

Týmto Vám oznamujeme, že dohľad nad spracovaním osobných údajov v našej spoločnosti zabezpečuje firma EuroTRADING s. r. o., a v súlade s § 44 zákona č. 18/2018 Z. z. a článkom č. 37 NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 nám poskytuje zodpovednú osobu, ktorú môžete kontaktovať na adrese zo@eurotrading.sk.

Prevádzkovateľ zároveň informuje, že pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb sa riadi zásadami

Zásada zákonnosti – osobné údaje možno spracúvať len zákonným spôsobom a tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby.

Zásada obmedzenia účelu – osobné údaje sa môžu získavať len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom; ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom) a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby podľa § 78 ods. 8, sa nepovažuje za nezlučiteľné s pôvodným účelom. 

Zásada minimalizácie osobných údajov – spracúvané osobné údaje musia byť primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú. 

Zásada správnosti – spracúvané osobné údaje musia byť správne a podľa potreby aktualizované; musia sa prijať primerané a účinné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, bez zbytočného odkladu vymazali alebo opravili. 

Zásada minimalizácie uchovávania – osobné údaje musia byť uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutej osoby najneskôr dovtedy , kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú; osobné údaje sa môžu uchovávať dlhšie, ak sa majú spracúvať výlučne na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel na základe osobitného predpisu, a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby podľa § 78 ods. 8. 

Zásada integrity a dôvernosti – osobné údaje musia byť spracúvané spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, výmazom osobných údajov alebo poškodením osobných údajov. 

Zásada zodpovednosti – prevádzkovateľ je zodpovedný za nedodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov, za súlad spracúvania osobných údajov so zásadami spracúvania osobných údajov a je povinný tento súlad so zásadami spracúvania osobných údajov na požiadanie úradu preukázať. 

Podmienky poskytnutia súhlasu so spracúvaním osobných údajov

Ak je spracúvanie osobných údajov založené na súhlase dotknutej osoby, prevádzkovateľ je povinný kedykoľvek preukázať, že dotknutá osoba poskytla súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov.

Ak prevádzkovateľ žiada o udelenie súhlasu na spracovanie osobných údajov dotknutú osobu, tento súhlas musí byť odlíšený od iných skutočností a musí byť vyjadrený jasne a v zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme.

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov, ktoré sa jej týkajú. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založenom na súhlase pred jeho odvolaním; pred poskytnutím súhlasu musí byť dotknutá osoba o tejto skutočnosti informovaná. Dotknutá osoba môže súhlas odvolať rovnakým spôsobom akým súhlas udelila.

Účel spracúvania osobných údajov a právny základ

Osobné údaje spracúva prevádzkovateľ na účely evidencie žiakov Súkromnej základnej umeleckej školy Vlada Urbana v informačnom systéme IZUŠ na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom,  kde okruh dotknutých osôb tvoria žiaci prevádzkovateľa a ich zákonní zástupcovia a zamestnanci prevádzkovateľa; pre potreby pedagogickej dokumentácie a na účely potrebné k prezentácii školy.

Právny základ spracúvania osobných údajov je založený na súhlase dotknutej osoby a na základe ustanovenia osobitného zákona č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Informácie o účele spracúvania, na ktoré sú osobné údaje určené

Zákon o ochrane osobných údajov stanovuje povinnosť prevádzkovateľa poskytnúť dotknutej osobe informácie o účele spracovania osobných údajov, na ktorý sú jej osobné údaje určené a to aj v prípade, keď sa osobné údaje nezískavajú priamo od dotknutej osoby. Je potrebné, aby tieto informácie boli dotknutej osobe poskytnuté najneskôr pri získavaní jej osobných údajov, respektíve v dostatočnom časovom predstihu, jasne a zrozumiteľne a takým spôsobom, aby sa s týmito informáciami mohla skutočne oboznámiť a porozumela im.

Zákonní zástupcovia žiaka, resp. plnoletý žiak podpisuje tlačivo tzv. “Súhlasy zákonného zástupcu žiaka”. Na základe neho dotknutá osoba, resp. zákonný zástupca dotknutej osoby vyjadrí dobrovoľne súhlas aj so spracúvaním jej osobných údajov za účelom zverejňovania  výsledkov dosiahnutých v umeleckých súťažiach vrátane  uverejňovania diplomov v rozsahu meno, priezvisko, študijný odbor, škola a vek; uverejňovania fotografií, videonahrávok z vystúpení žiaka zo školských akcií na webovom sídle školy, uverejňovania fotografií, videonahrávok z vystúpení žiaka zo školských akcií na sociálnych sieťach, uverejňovania fotografií, videonahrávok z vystúpení žiaka zo školských akcií v printových a audiovizuálnych médiách, uverejňovania fotografii, videonahrávok z vystúpení žiaka zo školských akcií vo verejne prístupných priestoroch školy.

Spracúvanie osobných údajov je zákonné, ak ich spracúvanie je nevyhnutné podľa osobitného predpisu. V prípade škôl a školských zariadení je právnym základom na spracúvanie osobných údajov zákon č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Rozsah spracúvaných osobných údajov pre potreby pedagogickej dokumentácie je uvedený v § 11 ods. 6 a rozsah osobných údajov potrebných pre zasielanie do centrálneho registra detí, žiakov a poslucháčov je uvedený v § 157 spomínaného zákona. K spracúvaniu týchto osobných údajov v zmysle citovaných ustanovení zákona preto prevádzkovateľ nepotrebuje súhlas dotknutej osoby.

Školy alebo školské zariadenia majú právo získavať a spracúvať osobné údaje: 
a) o deťoch a žiakoch v rozsahu: meno a priezvisko, dátum a miesto narodenia, adresa trvalého pobytu alebo adresa miesta, kde sa dieťa alebo žiak obvykle zdržiava, ak sa nezdržiava na adrese trvalého pobytu, rodné číslo, štátna príslušnosť, národnosť, fyzického zdravia a duševného zdravia, mentálnej úrovne vrátane výsledkov pedagogicko-psychologickej a špeciálno-pedagogickej diagnostiky, 

b) o identifikácii zákonných zástupcov dieťaťa alebo žiaka (meno a priezvisko, adresa trvalého pobytu, adresa miesta, kde sa zákonný zástupca obvykle zdržiava, ak sa nezdržiava na adrese trvalého pobytu a kontakt na účely komunikácie). 

Práva dotknutých osôb

• právo na informáciu o vašich osobných údajoch uložených u nás podľa článku 15 GDPR a § 21 zákona 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov,
• právo na  opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov podľa článku 16 GDPR a § 22 zákona 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov,
• právo na vymazanie vašich osobných údajov uložených u nás podľa článku 17 GDPR a § 23 zákona 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, 
• právo na obmedzenie spracovania vašich údajov podľa článku 18 GDPR a § 24 zákona 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov,
• právo na prenos údajov podľa článku 20 GDPR a § 26 zákona 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov,
• právo na námietku podľa článku 21 GDPR a § 27 zákona 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.